خطاب عرض السعر: صيغة جاهزة وما يُكتب فيه

ما خطاب عرض السعر؟

خطاب عرض السعر رسالة قصيرة تُرسل مع العرض أو في أوله: يقدّم فيها مقدم الخدمة نفسه، ويذكّر العميل بما طلبه، ويلخّص ما يتضمنه العرض والخطوة التالية. لا يحل الخطاب محل العرض نفسه؛ فالبنود والأسعار والشروط مكانها العرض، والخطاب يقود العميل إليها.

تطلبه الشركات والجهات الرسمية غالبًا مع العروض المكتوبة والمناقصات، ويفيد مع العملاء الأفراد حين يكون العرض كبيرًا أو فيه أكثر من خيار، فيعرف العميل من السطر الأول ما أمامه وماذا يُنتظر منه.

ما يُكتب في خطاب عرض السعر

سبعة أجزاء تكفي، وكل جزء سطر أو سطران:

• التاريخ ورقم العرض، واسم العميل أو الجهة.
• تحية قصيرة وسطر يذكّر بالطلب: «بناءً على طلبكم بتاريخ ...».
• ملخص ما يتضمنه العرض في سطرين، دون تكرار البنود.
• الإجمالي، وهل يشمل الضريبة، والعربون إن وُجد.
• مدة صلاحية العرض.
• طريقة الموافقة، والخطوة التالية بعدها.
• الاسم وطريقة التواصل.

صيغة جاهزة لخطاب عرض السعر

يمكن نسخ الصيغة التالية وتغيير ما بين القوسين المعقوفين:

السادة [اسم العميل أو الجهة] المحترمون، تحية طيبة وبعد،

بناءً على طلبكم بتاريخ [التاريخ]، يسعدنا أن نقدّم لكم عرض السعر رقم [الرقم] لـ[وصف العمل باختصار].

يتضمن العرض [ملخص ما يشمله]، بإجمالي [المبلغ والعملة] [شامل الضريبة أو غير شامل لها]، ويُدفع عربون [النسبة] عند الموافقة.

العرض صالح حتى [التاريخ]، وتمكن الموافقة عليه بالرد على هذه الرسالة أو من رابط العرض.

يسعدنا الرد على أي سؤال عبر [الهاتف أو البريد الإلكتروني]. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام، [الاسم]، [اسم النشاط].

الصيغة نفسها بالعربية والإنجليزية

لعميل يقرأ الإنجليزية، هذه أسطر الخطاب نفسه متقابلة باللغتين:

خطاب عرض السعر في رسالة واتساب

على واتساب يقصر الخطاب إلى ثلاثة أسطر: تحية باسم العميل، ثم ما يتضمنه العرض وإجماليه ومدة صلاحيته، ثم رابط العرض. الرسالة الطويلة في المحادثة تُقرأ أقل من الرابط الذي يفتح العرض كاملًا.

في «نعم» تُكتب رسالة الإرسال على واتساب مع رابط العرض عند الإرسال، وتمكن مراجعتها في واتساب قبل إرسالها. يفتح العميل الرابط على أي هاتف، ويختار ويوافق بضغطة، ويصل خبر الموافقة إلى «نعم».

أخطاء تُضعف الخطاب

أكثر ما يُضعف خطاب عرض السعر:

• خطاب طويل يكرر بنود العرض وأسعاره سطرًا سطرًا.
• إجمالي في الخطاب يختلف عن إجمالي العرض.
• خطاب بلا مدة صلاحية، فيبقى السعر مفتوحًا بلا نهاية.
• خطاب لا يقول كيف يوافق العميل ولا ما يحدث بعد الموافقة.