التقدير: رقم تقريبي
التقدير رقم تقريبي يُعطى قبل معرفة التفاصيل كاملة: قبل المعاينة، أو قبل تحديد المواصفات. يساعد العميل على معرفة حجم التكلفة، ولا يُلزم مقدّم الخدمة بالرقم نفسه.
ولذلك يُكتب التقدير نطاقًا بين حدّين لا رقمًا واحدًا كلما أمكن، ويُذكر معه ما قد يغيّره: القياس الفعلي، أو حالة المكان، أو الخامات المختارة.
عرض السعر: سعر ثابت لعمل محدد
عرض السعر وعد بسعر محدد لعمل محدد خلال مدة صلاحية محددة. إذا وافق العميل عليه قبل انتهاء صلاحيته، فالسعر هو المكتوب فيه ما دام العمل هو الموصوف فيه.
ولهذا يحتاج عرض السعر إلى ما لا يحتاجه التقدير: بنود مفصلة، ونطاق عمل يذكر ما يشمله السعر وما لا يشمله، وتاريخ صلاحية، وطريقة الدفع.
المقترح: لماذا هذا الحل
المقترح وثيقة أطول تشرح فهم المشكلة، والحل المقترح، وخطوات العمل، وخبرة من سينفذه، ثم السعر. يُستخدم حين لا يكون العميل قد قرر بعد ماذا يريد بالضبط، أو حين يقارن بين طرق مختلفة للحل لا بين أسعار لشيء واحد.
وكثيرًا ما ينتهي المقترح بعرض سعر: بعد أن يقتنع العميل بالحل، يحتاج إلى سعر محدد يوافق عليه.
العطاء: سعر في منافسة
العطاء عرض يُقدَّم ردًّا على مناقصة أو طلب عروض: الجهة الطالبة تحدد المواصفات والشروط والموعد النهائي، ويتنافس المتقدمون بشروطها هي لا بشروطهم. يُقدَّم العطاء بالصيغة المطلوبة، وغالبًا لا يُعدَّل بعد تقديمه.
الفروق في نقاط
هذه الأسئلة تفرّق بينها في المعتاد، وقد تختلف التفاصيل من بلد إلى آخر:
- هل السعر ملزم؟ التقدير غير ملزم، وعرض السعر والعطاء ملزمان عند القبول، والمقترح ملزم بقدر ما فيه من سعر محدد.
- من يحدد الشروط؟ في التقدير وعرض السعر والمقترح يحددها مقدّم الخدمة، وفي العطاء تحددها الجهة الطالبة.
- ما مقدار التفصيل؟ التقدير سطور قليلة، وعرض السعر بنود ونطاق وشروط، والمقترح شرح كامل للحل، والعطاء ما تطلبه المناقصة.
- متى يُستخدم؟ التقدير في أول حديث، وعرض السعر حين يُعرف العمل، والمقترح حين يكون الحل نفسه موضع اختيار، والعطاء حين توجد مناقصة.
أيها يُرسَل
إذا سأل العميل عن التكلفة التقريبية قبل أن تُعرف التفاصيل، فالجواب تقدير، ويُقال صراحة إنه تقدير. وإذا عُرف العمل وطُلب السعر، فالجواب عرض سعر مكتوب.
والخطأ الشائع أن يُرسَل رقم تقريبي في رسالة قصيرة، فيفهمه العميل سعرًا نهائيًا. كتابة كلمة «تقدير» أو «عرض سعر» في أول الوثيقة، مع تاريخ الصلاحية وما يشمله السعر، تمنع هذا الخلاف.
أين يقف «نعم»
«نعم» أداة لعروض الأسعار: بنود مفصلة، ونطاق عمل يذكر ما يشمله السعر وما لا يشمله، وتاريخ صلاحية، وجدول دفعات. يوافق العميل من الرابط على نسخة محددة من العرض، ويُسجَّل اسمه وتاريخ موافقته، فلا يبقى خلاف على أي سعر اتُّفق.