عرض السعر: قبل العمل
عرض السعر وثيقة يرسلها مقدّم الخدمة قبل بدء العمل، يذكر فيها ما سيقدمه، وبكم، وبأي شروط. والغرض منه أن يقرر العميل: يوافق، أو يطلب تعديلًا، أو يعتذر. ولا يُطلب بموجبه دفع شيء حتى يوافق العميل.
ويُسمى أحيانًا «عرض أسعار» أو «تسعيرة»، والمعنى واحد: وعد بسعر محدد لعمل محدد خلال مدة محددة.
الفاتورة: بعد الاتفاق أو التنفيذ
الفاتورة تطلب دفع مبلغ مستحق عن عمل اتُّفق عليه أو أُنجز، وتذكر ما يجب دفعه ومتى. وفي كثير من البلدان تخضع الفاتورة لقواعد ضريبية تحدد ما يجب أن تتضمنه، مثل رقم التسجيل الضريبي، ولذلك يُرجع إلى قواعد البلد قبل إصدارها.
الفروق في نقاط
الفرق بينهما ليس في الشكل، بل في موقع كل منهما من العمل:
- التوقيت: العرض قبل العمل، والفاتورة بعد الاتفاق أو التنفيذ.
- الغرض: العرض لاتخاذ القرار، والفاتورة لطلب الدفع.
- المرونة: العرض قابل للتعديل والتفاوض، والفاتورة تثبّت مبلغًا مستحقًا.
- المدة: للعرض مدة صلاحية ينتهي بعدها، وللفاتورة تاريخ استحقاق.
من العرض إلى الفاتورة
المسار المعتاد: يُرسل عرض السعر، فيوافق العميل على نسخة محددة منه، ثم يُطلب العربون إن كان متفقًا عليه، وبعد التنفيذ أو عند كل مرحلة تُصدر فاتورة بالمبلغ المستحق.
والموافقة على نسخة محددة أمر مهم: إذا عُدّل العرض بعد إرساله، فينبغي أن يكون واضحًا أي نسخة وافق عليها العميل، حتى لا يقع خلاف لاحقًا حول السعر أو البنود.
أين يقف «نعم»
«نعم» أداة لعروض الأسعار: يُرسل العرض رابطًا، ويسجّل اسم من وافق وتاريخ موافقته ونسخة العرض التي وافق عليها، ويتابع العربون ومواعيد الدفعات بين مقدّم الخدمة وعميله دون أن يمر أي مبلغ عبره. أما الفواتير الرسمية فتصدر من نظام الفوترة المعتمد في البلد.